Продолжение. 1 часть здесь.

1.    Бизнес-процессы и информационные потоки

1.1.      Анализ и моделирование бизнес-процессов.

Анализ и моделирование бизнес-процессов являются важной деятельностью в области систем управленческой информации MIS (Management Information Systems) и управления бизнес-процессами BPM (Business Process Management). Анализ и моделирование включают в себя понимание, документирование и улучшение последовательности действий и задач, которые организации выполняют для достижения своих целей. Цель состоит в том, чтобы выявить неэффективность работы, узкие места и области для улучшения, что приведёт к повышению производительности, снижению затрат и лучшему принятию решений.

Обзор основных шагов, связанных с анализом и моделированием бизнес-процессов:

Определение и определение области действия процессов:

Первый шаг — определение бизнес-процессов, которые требуют анализа. Эти процессы могут быть связаны с различными функциональными областями, такими как продажи, маркетинг, производство, финансы или поддержка клиентов. После определения процессов определяется область анализа для определения границ и входов/выходов каждого процесса.

Понимание текущего состояния:

На этом шаге существующие бизнес-процессы документируются и анализируются для получения всестороннего понимания того, как они работают. Это включает наблюдение, интервьюирование заинтересованных сторон и сбор данных для составления карты рабочего процесса, входов, выходов и взаимодействий между различными шагами. Такие инструменты, как блок-схемы, диаграммы потоков данных и карты процессов, обычно используются для визуализации текущего состояния процессов.

Измерение и метрики процесса:

Ключевые показатели эффективности (KPI) и метрики процесса определяются для измерения эффективности и результативности каждого процесса. Метрики могут включать время цикла, пропускную способность, частоту ошибок и использование ресурсов. Эти измерения предоставляют количественные данные для оценки производительности процессов.

Анализ узких мест и неэффективности:

Анализируя текущее состояние процессов и изучая метрики процесса, можно выявить узкие места (bottlenecks) и неэффективность. Узкие места — это точки в процессе, где поток ограничен, что приводит к задержкам и неэффективности. Неэффективность может возникнуть из-за избыточных или ненужных шагов, чрезмерной передачи или проблем с качеством данных.

Улучшение и перепроектирование процесса:

На основе анализа определяются возможности для улучшения процесса. Это может включать упрощение или автоматизацию определённых шагов, устранение избыточности, оптимизацию распределения ресурсов или переупорядочивание действий для повышения эффективности. Перепроектирование процесса направлено на создание более оптимизированного и эффективного процесса, который соответствует целям организации.

Моделирование будущего состояния:

После того, как улучшения определены, создаётся модель будущего состояния. Эта модель представляет собой перепроектированный процесс, включающий изменения и улучшения, выявленные в ходе анализа. Инструменты моделирования процесса, такие как модель и нотация бизнес-процесса BPMN (Business Process Model and Notation), обычно используются для создания визуальных представлений будущего состояния.

Внедрение изменений в процесс:

Следующий шаг включает внедрение предлагаемых улучшений в процесс. Это может включать обновление стандартных рабочих процедур, обучение сотрудников в процессе работы.

1.2.      Определение ключевых информационных потоков в организации.

Определение ключевых информационных потоков в организации является важным шагом в понимании того, как данные и информация перемещаются через различные процессы и отделы. Это включает в себя составление карты путей, по которым информация проходит от источника до места назначения, подчёркивая взаимодействия и зависимости между различными компонентами организации. Вот пошаговое руководство по определению ключевых информационных потоков:

Определение бизнес-процессов:

Начните с определения основных бизнес-процессов в организации. Эти процессы могут включать продажи, закупки, производство, маркетинг, человеческие ресурсы, финансы, поддержку клиентов и многое другое. Понимание основных видов деятельности каждого процесса необходимо для определения соответствующих информационных потоков.

Определение источников и пунктов назначения информации:

Определите ключевые источники и пункты назначения информации в каждом бизнес-процессе. Источниками могут быть сотрудники, клиенты, поставщики, датчики, базы данных, внешние системы и различные другие входные данные. Пунктами назначения могут быть внутренние или внешние получатели, которым требуется информация для принятия решений или совершения действий.

Определение входов и выходов данных:

Для каждого бизнес-процесса сопоставьте входы и выходы данных. Входы данных представляют собой информацию, которая поступает в процесс, в то время как выходы данных являются информацией, которая является результатом процесса. Это сопоставление помогает понять обмен информацией, происходящий на разных этапах каждого процесса.

Определите передачи и переходы информации:

Обратите внимание на передачи и переходы информации между различными лицами, отделами или системами в ходе каждого процесса. Это включает определение точек, где информация передаётся другим заинтересованным лицам в организации.

    Информация часто претерпевает преобразования по мере прохождения через различные процессы. Например, необработанные данные могут быть агрегированы, проанализированы или объединены с другими данными для создания значимой информации для принятия решений. Определите эти точки преобразования, чтобы получить представление о том, как информация развивается в организации.

Оцените потребности и требования к информации:

Работайте с заинтересованными сторонами, чтобы определить их потребности и требования к информации. Этот шаг включает понимание того, какой тип информации требуется различным ролям и отделам для эффективного выполнения своих задач.

Учитывайте информационную безопасность и конфиденциальность:

Учитывайте соображения информационной безопасности и конфиденциальности при определении информационных потоков. Убедитесь, что конфиденциальная информация надлежащим образом защищена и доступна только уполномоченному персоналу.

Документируйте информационные потоки:

Создайте визуальные представления выявленных информационных потоков. Для этой цели обычно используются блок-схемы, диаграммы потоков данных или карты процессов. Эти визуальные представления облегчают передачу и анализ информационного потока в организации.

Регулярно проверяйте и обновляйте:

Информационные потоки в организации могут со временем меняться из-за изменений в процессах, технологиях или бизнес-требованиях. Регулярно проверяйте и обновляйте документацию, чтобы гарантировать ее точность и актуальность.

Определив ключевые информационные потоки внутри организации, руководство предприятия может получить полное представление о том, как информация используется, передаётся и преобразуется для поддержки принятия решений и операционных процессов. Эти знания могут привести к лучшему управлению данными, улучшению коммуникации и более эффективному потоку информации во всей организации.

Рисунок 9. Пример диаграммы бизнес-потоков в организации.

1.3.      Интеграция информационных систем с бизнес-процессами.

Интеграция информационных систем с бизнес-процессами – это согласование и взаимодействие между информационными системами, основанными на технологиях, операционными рабочими процессами и деятельностью организации. Она включает в себя интеграцию данных, приложений и процессов таким образом, чтобы повысить эффективность, улучшить принятие решений и поддержать достижение бизнес-целей.

Ключевые аспекты интеграции информационных систем с бизнес-процессами:

Интеграция данных:

Интеграция данных включает в себя объединение данных из различных источников и систем внутри организации для создания единого, последовательного и надёжного представления информации. Это достигается с помощью технологий интеграции данных, таких как процессы извлечения, преобразования, загрузки ETL (Extract, Transform, Load), хранилища данных и «озера данных» (Data Lake). Интегрированные данные гарантируют, что все части организации имеют доступ к точной и актуальной информации.

Рисунок 10. Интеграция данных в системе Big Data.

Рисунок 11. Процессы извлечения, преобразования, загрузки ETL (Extract, Transform, Load)

Автоматизация процессов:

Информационные системы могут автоматизировать повторяющиеся и ручные задачи, оптимизируя бизнес-процессы и сокращая человеческие ошибки. Автоматизация бизнес-процессов BPA (Business process automation) подразумевает использование информационных технологий для обработки рутинных задач, выводов и уведомлений. Автоматизация может привести к повышению эффективности, сокращению времени цикла и снижению эксплуатационных расходов.

Интеграция приложений:

Интеграция приложений включает в себя соединение различных программных приложений и систем для упрощения обмена данными и взаимодействия. Она позволяет информации беспрепятственно передаваться между приложениями, устраняя необходимость ручного ввода данных и уменьшая несоответствия данных.

Обмен информацией в реальном времени:

Интеграция информационных систем с бизнес-процессами обеспечивает обмен данными и доступ к ним в реальном времени. Это гарантирует, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют доступ к самой актуальной информации, что позволяет принимать более быстрые и обоснованные решения.

Кросс-функциональная интеграция:

Бизнес-процессы часто охватывают несколько отделов или функциональных областей в организации. Интеграция информационных систем по этим функциям гарантирует, что данные и информация являются согласованными и легкодоступными по всей организации.

Интеграция клиентов:

Информационные системы могут быть интегрированы с процессами, ориентированными на клиентов, для улучшения клиентского опыта. Например, системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management) интегрируют данные и взаимодействия с клиентами, обеспечивая лучшее обслуживание клиентов и персонализированный опыт.

Интеграция цепочки поставок (supply chain):

Интеграция информационных систем с процессами цепочки поставок помогает организациям эффективнее управлять запасами, логистикой и закупками. Она обеспечивает видимость цепочки поставок в реальном времени, помогая оптимизировать уровни запасов и оптимизировать операции.

Интеграция поддержки принятия решений:

Информационные системы могут быть интегрированы с инструментами поддержки принятия решений и системами бизнес-аналитики BI (business intelligence). Эта интеграция предоставляет менеджерам и лицам, принимающим решения, соответствующие данные, отчеты и аналитику, облегчая принятие решений на основе данных.

Интеграция безопасности и управления:

Интеграция информационных систем с механизмами безопасности и управления гарантирует, что доступ к данным и их обработка соответствуют организационным политикам и нормативным требованиям. Она помогает защитить конфиденциальную информацию и обеспечивает конфиденциальность данных и соответствие требованиям.

Непрерывное совершенствование и мониторинг:

Интеграция информационных систем с бизнес-процессами позволяет организациям непрерывно отслеживать и измерять показатели производительности. Этот подход на основе данных позволяет организациям определять области для улучшения и принимать решения на основе данных для улучшения процессов и операций.

Эффективно интегрируя информационные системы с бизнес-процессами, организации могут добиться более оптимизированной, эффективной и гибкой работы, что приведёт к повышению производительности, удовлетворённости клиентов и конкурентному преимуществу на рынке.

(Продолжение следует).